Automatyzacja AI i audyt procesów

Bezpłatny audyt AI Nasze Usługi

Efekt w liczbach

10h+ oszczędności na pracowniku tygodniowo - średnia z naszych wdrożeń. Przy zespole 5-osobowym to 200h+ miesięcznie.

Co automatyzujemy

• Obieg faktur - od maila do księgowości
• Synchronizacja CRM ↔ mail ↔ kalendarz
• Generowanie raportów z danych rozproszonych w narzędziach
• Powiadomienia i eskalacje (np. niezapłacona faktura → alert dla właściciela lub księgowej)

3 kroki do pierwszego workflow

• 01. Diagnoza - Bezpłatna 30-minutowa rozmowa diagnostyczna online i przegląd procesów.
• 02. Mapujemy i budujemy - Budujemy workflow i testujemy go na Twoich danych (1-2 tygodnie).
• 03. Uruchamiamy - Workflow działa, a wyniki widzisz w dashboardzie.

Wpinamy się w Twoje narzędzia

Automatyzacja podpina się pod narzędzia, w których Twoja firma już pracuje: pocztę, arkusze, CRM i program do faktur. Zespół zostaje przy swoich programach, a dane przechodzą między nimi automatycznie. Spinamy je przez: n8n, Make, Zapier. Integrujemy m.in.: Gmail, Fakturownia, Slack, Allegro, Google Sheets, Comarch Optima, HubSpot, Baselinker, Outlook, wFirma, Notion, InPost, Google Calendar, Subiekt GT, Airtable, inFakt, Teams, WooCommerce, Pipedrive, Trello, Livespace, Asana, Google Drive, ClickUp, Mailchimp, Stripe - i 200+ innych narzędzi z API lub webhookami.

Gdzie firmy najczęściej tracą czas

• Ręczne przepisywanie danych - Pracownicy kopiują te same dane między 3-4 narzędziami. 5-8h/tydzień na osobę.
• Chaos w skrzynkach - Zlecenia, faktury i pytania klientów trafiają do jednej skrzynki bez filtrów.
• Raporty robione ręcznie - Comiesięczne zestawienia składane z 5 źródeł w arkuszu. 2 dni pracy.

Przykład wdrożenia

Firma produkcyjna, 30 osób. Dział księgowości przepisywał dane z 80+ faktur tygodniowo ręcznie z maili do systemu. Wdrożyliśmy pipeline: mail przychodzący → OCR (AI odczytuje fakturę) → automatyczna kategoryzacja → zapis w systemie FK. Czas operacji spadł z 2 dni roboczych do 15 minut. Przed wdrożeniem: 16h / tydz.. Po wdrożeniu: 0.5h / tydz..

Zacznij od bezpłatnej rozmowy diagnostycznej

Rozmowa trwa 30 minut i jest bezpłatna. Na koniec wiesz, od których 2-3 procesów zacząć.

Czym jest automatyzacja AI?

Automatyzacja AI to połączenie klasycznej automatyzacji procesów z modelami sztucznej inteligencji. Zwykła automatyzacja przenosi dane między narzędziami według sztywnych reguł. AI dodaje do tego rozumienie treści: odczytuje fakturę z załącznika, klasyfikuje maila od klienta, wyciąga ustalenia z notatki ze spotkania. Dzięki temu automatyzacja procesów AI obejmuje także zadania, które dotąd wymagały człowieka, czyli czytanie, ocenianie i przepisywanie informacji. W polskim MŚP oznacza to, że powtarzalne czynności biurowe wykonuje system, a zespół zajmuje się pracą, która wymaga decyzji. Średnia z naszych wdrożeń to ponad 10 godzin odzyskanych tygodniowo na pracownika.

Które procesy automatyzujemy najczęściej

• Obieg faktur - Faktura przychodzi mailem, ktoś ją pobiera, przepisuje dane do systemu księgowego i odkłada plik do folderu. Przy 80 fakturach tygodniowo to dwa dni pracy. Po wdrożeniu system sam odczytuje załącznik, kategoryzuje koszt i zapisuje dane, a człowiek zatwierdza tylko wyjątki.
• Synchronizacja CRM, maila i kalendarza - Notatka po spotkaniu, status szansy sprzedażowej i follow-up żyją w trzech miejscach naraz. Automatyzacja spina je w jeden przepływ: po spotkaniu CRM dostaje podsumowanie, a handlowiec przypomnienie o follow-upie.
• Raporty z rozproszonych danych - Comiesięczne zestawienie składane z pięciu źródeł w arkuszu potrafi zająć dwa dni. Zautomatyzowany raport składa się w nocy i rano czeka w skrzynce, co miesiąc w tym samym formacie.
• Powiadomienia i eskalacje - System pilnuje niezapłaconych faktur, zleceń bez odpowiedzi i kończących się umów, a przed terminem powiadamia właściwą osobę.

Sztuczna inteligencja w firmie: od czego zaczynamy

Zaczynamy od mapy procesów. W bezpłatnej 30-minutowej rozmowie diagnostycznej wskazujemy 2-3 miejsca, w których sztuczna inteligencja w firmie zwróci się najszybciej - policzalnie, w godzinach i złotówkach. Potem budujemy pierwszy workflow i testujemy go na Twoich danych przez 1-2 tygodnie. Dopiero gdy widzisz wynik na własnym procesie, decydujesz o kolejnych krokach. Jeśli chcesz sprawdzić potencjał przed rozmową, zrób bezpłatny mikro-audyt AI (12 pytań, 4 minuty) albo policz koszt powtarzalnych zadań w kalkulatorze strat czasowych.

Przykład wdrożenia: 80 faktur tygodniowo bez przepisywania

Firma produkcyjna, 30 osób. Dział księgowości przepisywał dane z ponad 80 faktur tygodniowo ręcznie - z maili do systemu finansowo-księgowego. Wąskie gardło rosło z każdym nowym dostawcą. Wdrożyliśmy workflow: mail przychodzący, automatyczny odczyt faktury przez AI, kategoryzacja kosztu i zapis w systemie. Czas operacji spadł z 2 dni roboczych do 15 minut, a księgowość zamiast przepisywać dane, kontroluje wyjątki. Ten sam wzorzec stosujemy w handlu, usługach i logistyce, zmieniając tylko typ dokumentu.

Najczęstsze pytania

• Czym różni się automatyzacja AI od zwykłej automatyzacji? Zwykła automatyzacja działa według sztywnych reguł: jeśli A, to B. Automatyzacja AI rozumie treść: odczyta fakturę z PDF-a, sklasyfikuje maila albo streści dokument. Dzięki temu automatyzować można też procesy oparte na czytaniu i ocenie informacji, nie tylko na przenoszeniu danych między narzędziami.
• Które procesy w firmie da się zautomatyzować? Najlepiej automatyzują się procesy powtarzalne i oparte na danych: obieg faktur i dokumentów, przepisywanie danych między narzędziami, raportowanie, obsługa powtarzalnych zapytań, pilnowanie terminów. Jeśli zadanie da się opisać krok po kroku, jest dobrym kandydatem do automatyzacji.
• Jak szybko widać efekty automatyzacji AI? Pierwszy działający workflow budujemy i testujemy w 1-2 tygodnie od diagnozy. Efekt widzisz od razu na własnych danych - średnia z naszych wdrożeń to ponad 10 godzin odzyskanych tygodniowo na pracownika, czyli ponad 200 godzin miesięcznie przy zespole 5-osobowym.
• Czy automatyzacja AI jest bezpieczna dla danych firmy? Tak, jeśli jest dobrze zaprojektowana. Rozwiązania budujemy na zamkniętych instancjach, a dostęp do danych dostają tylko osoby i systemy, które go potrzebują. Dane dokumentowe i finansowe nie służą do trenowania globalnych modeli. Zgodność z RODO sprawdzamy już na etapie projektowania.
• Ile kosztuje automatyzacja procesów AI? Koszt zależy od liczby i złożoności procesów, dlatego zaczynamy od bezpłatnej rozmowy diagnostycznej, po której dostajesz konkretną wycenę. Utrzymanie kilku działających automatyzacji w firmie 20-osobowej to zwykle 200-600 PLN miesięcznie za subskrypcje narzędzi.
• Od czego zacząć automatyzację w swojej firmie? Od zmierzenia, gdzie uciekają godziny. Zrób bezpłatny mikro-audyt AI (4 minuty) albo policz koszt powtarzalnych zadań w kalkulatorze strat czasowych. Potem umów bezpłatną 30-minutową rozmowę diagnostyczną, po której dostaniesz mapę 2-3 procesów, od których warto zacząć.